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BOI-CF-COM-10-10-30-20-20131018
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CF- droit de communication et procédures de recherche et de lutte contre la fraude - Conservation des documents - Cas particulier du "double original" des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier

Remarque : Les présentes dispositions ne s'appliquent pas aux assujettis qui ne créent pas leurs factures de vente à partir d'outils informatiques.

I. Factures concernées

1

Selon l'article 96 I de l'annexe III au code général des impôts (CGI), les factures sous forme papier dont l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité sont assurées par des contrôles visés au 1° du VII de l'article 289 du CGI ainsi que les éléments constitutifs de ces contrôles sont conservés dans leur forme et contenu originels par l'entreprise chargée de s'assurer qu'une facture est émise au sens du I de l'article 289 précité et par l'entreprise destinataire de ces factures, dans les conditions et dans les délais fixés par l'article L. 102 B du LPF.

10

Pour l’application des dispositions de l’article L. 102 B du LPF, il est précisé (BOI-CF-COM-10-10-30-10) que la conservation des documents justificatifs, autres que les pièces justificatives d’un droit à déduction en matière de TVA, s’effectue en original ou en copie qui en est la reproduction fidèle et durable.

Ainsi, pour la conservation du "double original " des factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier, les entreprises ont deux possibilités :

  • soit elles conservent un double papier de la facture transmise, ce qui suppose l’impression de deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur ;
  • soit elles conservent dans les conditions précisées ci-dessous un « double électronique » de cette facture.

20

En revanche, les présents commentaires ne concernent pas les factures de ventes transmises par voie électronique au sens du VII de l'article 289 du CGI, qui doivent être conservées et stockées selon les modalités décrites au BOI-CF-COM-10-10-30-10.

II. Conditions de conservation

30

En cas de doubles de factures de ventes conservées sur support informatique, la valeur probante du « double électronique » conservé par le fournisseur dépend essentiellement de l’utilisation d’un dispositif technique assurant au système d’information utilisé une fiabilité équivalente à celle que procure l’impression des factures sur papier et permettant de considérer que le « double électronique » constitue, au sens du I § 1 et suivants, la reproduction fidèle et durable de l’original de la facture adressée au client sur support papier.

Ce dispositif technique doit permettre de garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu du « double électronique » depuis l’émission de l’original papier jusqu’à l’expiration de la période de stockage du double.

A tout moment dans la mise en œuvre de son droit de contrôle, d’enquête ou de communication, l’administration peut s’assurer que le fonctionnement du dispositif technique utilisé présente effectivement de telles garanties.

Dans ce cadre, la mise en place d’un système informatique présentant les fonctionnalités minimales suivantes est préconisée.

A. Constitution du fichier à conserver

40

Les processus de conservation informatisée d’un « double électronique » de la facture papier émise visent à constituer un fichier dont le format d’encodage est susceptible de transcrire les informations de contenu, de mise en forme, et de représentation graphique des factures créées informatiquement.

50

En principe, l’ensemble des informations ayant conduit à l’élaboration de l’intégralité des indications figurant sur l’original de la facture adressé sur support papier au client devrait être repris, à l’identique, dans le fichier contenant le « double électronique» de la facture destiné à être conservé.

Cela étant, il est admis l’emploi d’un format d’encodage conduisant à ne transcrire dans le fichier que les seules informations de contenu se rapportant aux mentions obligatoires devant figurer sur les factures en application des dispositions du II de l'article 289 du CGI et de l'article 242 nonies A de l'annexe II au CGI. Dans ce cas, le système d’information devra permettre la restitution claire et lisible des informations de contenu du « double électronique » de la facture.

Remarque : Les règles prévues par ces articles et, par suite, les présentes dispositions s'appliquent, notamment au regard des mentions obligatoires à conserver, sans préjudice des autres dispositions législatives ou réglementaires applicables en matière de facturation.

Dès lors, la valeur probante du fichier conservé ne sera pas remise en cause du seul fait de l’absence d’informations de base relatives aux mentions autres qu’obligatoires figurant sur la facture papier, telles que par exemple les logos, les messages-bandeau à caractère publicitaire, les fonds de page.

B. Enregistrement du fichier destiné à être conservé

60

Afin d’assurer l’authenticité du contenu du « double électronique » par rapport à celui de la facture papier, l’opération d’enregistrement a pour objet de figer sur un support de conservation (cf. II-B-2 § 80 à 110) le fichier contenant le « double électronique » et, par suite, les données à conserver qu’il contient.

1. Date d’enregistrement

70

L’opération d’enregistrement doit intervenir à une date la plus proche possible de celle de l’opération d’impression de l’original de la facture sur support papier. Le système informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.

A cet égard, un système informatique qui assurerait l’alimentation de la base de conservation d’une manière automatique et à un moment quasi concomitant à celui de l’impression de l’original papier constituerait un facteur d’appréciation favorable.

2. Modalités d’enregistrement

80

Afin d’assurer la pérennité et l’intégrité du « double électronique » de la facture pendant toute la période légale de stockage, des moyens doivent être employés visant, soit à sécuriser le fichier à l’aide de procédés électroniques logiques, soit à assurer l’archivage de ce fichier sur un support physique non réinscriptible.

90

Ainsi, ne présentent pas une garantie suffisante les fichiers contenant le « double électronique » de la facture conservés sous un format qui peut faire l’objet de modification après sa constitution ou qui seraient enregistrés sur un support physique réinscriptible.

100

En revanche, peut être admise la procédure qui consiste à enregistrer le fichier en le sécurisant au moyen d’une signature électronique avancée au sens de l'article 2, point 2), de la directive 1999/93/CE du 13 décembre 1999 ou sous un format généré par une application qui intègre une fonctionnalité automatique figeant les données que doit contenir le fichier (processus d’« empreinte »).

Peut être également admise sans qu’il soit besoin, lors de la constitution des fichiers (ou lors de leur enregistrement), que ceux-ci soient protégés au moyen d’un certificat ou d’une empreinte électronique, la procédure consistant à enregistrer les fichiers constitués sur un support physique non réinscriptible.

110

Répondent notamment à cette définition les supports actuellement disponibles suivants :

- les supports optiques :

    • les disques optiques de technologie de type WORM (Write Once Read Many - inscriptible une fois et à lecture illimitée), qui ont la propriété d’interdire toute modification des données enregistrées,

    • les disques optiques réinscriptibles dont la réécriture est verrouillée par un procédé logiciel.

- les supports magnétiques :

    • les différents types de supports magnétiques (cartouches, bandes, disques) non réinscriptibles (enregistrables une fois),

    • les disques magnétiques intégrés dans des solutions logicielles protégeant leur réécriture.

C. Conservation et stockage du fichier

120

Conformément aux dispositions de l'article 96 I bis de l'annexe III au CGI, durant toute la période de conservation prévue au 1er alinéa de l’article L. 102 B du LPF, l’assujetti doit s’assurer que le contenu des fichiers puisse être restitué, sur demande de l’administration, en langage clair et lisible. Le système d’archivage doit, en outre, permettre à l’entreprise de répondre à des demandes sélectives de l’administration. De plus, les informations des factures électroniques sont, le cas échéant, restituables sur écran ou sur support informatique. Si l'administration le demande, la restitution de ces informations est effectuée sur support papier.

Lorsque, durant le délai légal de conservation, l’environnement matériel ou logiciel est modifié, le contribuable doit assurer la conversion et la compatibilité des fichiers avec les matériels existant lors du contrôle, sans altération des informations de base qu’ils contiennent.

L’original de la facture n’ayant pas fait l’objet d’une transmission électronique, les fichiers du « double électronique» de cet original doivent être stockés sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’administration.

Remarque : Les présentes précisions doivent être distinguées des dispositions relatives à la conservation des données élémentaires et décrites dans le BOI-BIC-DECLA-30-10-20 et qui restent applicables.


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