La date du plan est différente de la date de la recherche
Date de la recherche
Calendrier
Format date : jj/mm/aaaa
Date de publication :
Date de fin de publication :
Cette version n'est pas la version en vigueur aujourd'hui.
Ajouter au panier
Plan à la date du


false
ATTENTION:

BOI-CF-IOR-60-40-20-20131213
Permalien du document


CF – Procédures de rectification et d'imposition d'office – Contrôle des comptabilités informatisées - Format du fichier des écritures comptables

1

Le I de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales (LPF), dans sa rédaction issue de l'article 14 de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, prévoit que le contribuable satisfait à son obligation de représentation de sa comptabilité en remettant une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée répondant aux normes fixées par l'article A. 47 A-1 du LPF (BOI-CF-IOR-60-40-10).

S'agissant des règles relatives à la tenue de la comptabilité, il convient de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10.

S'agissant plus spécifiquement des comptabilités informatisées, il convient de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40.

I. Format de la copie du fichier des écritures comptables

10

Les copies des fichiers mentionnées au I de l'article L. 47 A du LPF, dans sa rédaction issue de l'article 14 de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, sont transmises, au choix du contribuable sous forme de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant les critères définis au VI de l'article A. 47 A-1 du LPF ou sous forme de fichiers structurés, codés en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur internet sur le site public www. impots. gouv. fr, à la rubrique "Professionnels".

Pour les fichiers à plat, la première ligne d’enregistrement du fichier remis à l’administration fiscale comporte le nom des champs, tels qu’ils sont définis aux 1° et 2 ° du VII et aux 3° à 8° du VIII de l’article A. 47 A-1 du LPF.

Le fichier est nommé selon la nomenclature définie au X de l'article A. 47 A-1 du LPF.

Enfin, le codage des informations doit être conforme aux spécifications prévues au XII de l'article A. 47 A-1 du LPF.

Ce fichier est obligatoirement accompagné d'une description conforme au XI de l'article A. 47 A-1 du LPF (cf. VI § 390).

II. Nature du fichier des écritures comptables

20

Le fichier dont le contribuable doit remettre une copie à l’administration fiscale en cas de contrôle porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice visé dans l’avis de vérification.

Ainsi, en cas de contrôle des exercices clos aux 31 décembre 2013 et 2014, le contribuable doit communiquer au service vérificateur la copie d'un fichier unique (sous réserve des cas énoncés au VI § 370 et suivants) de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre 2013 et un second fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre 2014.

30

Lorsque l’avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière d'un impôt ou d'une taxe autre que l'impôt sur le bénéfice et dont la date légale de dépôt est expirée, le contribuable doit également fournir la copie d'un fichier des écritures comptables relatif à cette période, quand bien même l’exercice n’est pas clos.

La copie du fichier remis au titre de cette période ne comportera évidement pas les informations telles que les écritures de clôture d’exercice et les écritures d’inventaire.

Exemple : Un avis de vérification adressé au mois de juillet N vise les exercices clos les 31 décembre N-2 et N-1, période étendue au 31 mai N en matière de taxe sur la valeur ajoutée. Le contribuable doit communiquer au service vérificateur un fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre N-2, un second fichier unique de l’ensemble des écritures comptables passées au titre de l’exercice du 1er janvier au 31 décembre N-1et un fichier des écritures comptables relatif à la période du 1er janvier N au 31 mai N.

40

La copie du fichier des écritures comptables transmis à l’administration fiscale correspond à l’ensemble des journaux de saisie existants dans le système comptable informatisé. L’unicité du fichier des écritures comptables repose ainsi sur la notion d’un seul et unique livre-journal informatisé par exercice. Au sein de ce fichier, les écritures doivent être numérotées chronologiquement de manière croissante, sans rupture ni inversion dans la séquence. 

Exemple : Pour un exercice allant du 1er janvier au 31 décembre, les écritures n°1 à 18 correspondent au 1er janvier, les écritures n°19 à 35 au 2 janvier, etc.

50

Le fichier contient toutes les écritures comptables enregistrées au cours de l’exercice. Ainsi, le fichier doit comporter les écritures d’enregistrement du bilan d’ouverture, c’est-à-dire les écritures d’à nouveau et les écritures d’inventaire, à savoir :

- les écritures d’amortissement ;

- les écritures de cession des immobilisations ;

- les écritures de dépréciation ;

- les écritures de stocks ;

- les écritures de provision ;

- les opérations de régularisation.

60

Conformément aux exigences de l’article 410-3 du plan comptable général (PCG), l’entreprise doit pouvoir garantir la permanence du chemin de révision comptable entre les pièces justificatives et les écritures comptables. En conséquence, les écritures de centralisation doivent être écartées au bénéfice du détail ligne à ligne de chaque opération comptable enregistrée dans les différents journaux du système informatisé.

Remarque : Une écriture de centralisation est une écriture de report mensuelle (ou d’une autre périodicité) des écritures détaillées des opérations jour par jour figurant dans les journaux auxiliaires.

65

Si le détail de certaines écritures comptables est contenu dans des applications métiers de l’entreprise et non dans des modules annexes au module de comptabilité générale, les écritures agrégées issues de ces applications sont acceptées (par exemple : montant agrégé des cotisations d’assurance émises, mouvements de consommation sur stock, etc.).

III. Données devant figurer dans la copie du fichier des écritures comptables

70

Toutes les informations listées dans les tableaux figurant aux 1° et 2 ° du VII et aux 3° à 8° du VIII de l'article A. 47 A-1 du LPF sont obligatoires. Pour ces informations, lorsque la notion « à blanc si non utilisé » est indiquée, il convient de fournir la donnée dès lors qu’elle est disponible.

Exemple :

Ci-dessous une représentation schématique des données qui peuvent figurer dans un fichier d’écritures comptables.

La notion « à blanc si non utilisé » indique que la présence du champ (ici une colonne) est obligatoire. En revanche, les valeurs (au cas présent une case) peuvent être vides si la donnée n’est pas disponible dans le logiciel comptable. Dans ce cas, il convient de ne rien saisir dans la colonne concernée. Il ne faut pas remplir avec des « 0 » ou des « espaces ». Le champ doit rester vide.

Représentation schématique des données

EcritureLib

Debit

Credit

EcritureLet

DateLet

FRE ICF S/EST LOY.10/2011 SN

392,87

0,00

BE

20111123

FRE ICF S/EST LOY.10/2011 SN

1,67

0,00

FRE/AV.ECH  SCI MONT.LOY.4ème TRIM.2011 SE

3150,00

0,00

FRE/AV.ECH  SCI MONT.LOY.4ème TRIM.2011 SE

617,40

0,00

BE

20111123

FRE/AV.ECH  SCI MONT.LOY.4ème TRIM.2011 SE

0,00

3767,40

T

20111010

80

Le code journal fait référence à la codification utilisée dans le logiciel comptable pour référencer les différents journaux. Ces codes peuvent correspondre à des chiffres, des lettres ou une combinaison des deux.

Exemple :

JournalCode

01

02

AC

VE

AC1

90

Le libellé journal fait référence au nom complet du journal utilisé dans le logiciel.

Exemple :

Libellé journal

JournalCode

JournalLib

01

Journal des achats

02

Journal des ventes

AC

Journal des achats

VE

Journal des ventes

AC1

Journal des achats hors groupe

100

La numérotation porte sur l’écriture comptable, dite « en partie double », telle que la définit l’article 420-1 du PCG. Ainsi, une écriture comptable se compose de plusieurs lignes d’enregistrement. Chaque ligne d’une même écriture est donc affectée d’un seul et même numéro. La numérotation dans le champ « ecriturenum » doit être croissante dans le temps et ne pas comporter de rupture. Cette numérotation peut être unique sur l’ensemble du fichier ou être propre à chaque journal.

Il est donc possible, s’il existe un système de numérotation propre à chaque journal, que le fichier des écritures comptables remis au vérificateur comporte des écritures de nature différente avec un même numéro d’écriture.

Ce n’est pas un motif de non conformité du fichier, dans la mesure où le champ « code journal » permet de distinguer ces écritures. Toutefois, cette spécificité devra être indiquée au vérificateur dans le descriptif accompagnant la remise du fichier.

Par ailleurs, les premiers numéros d’écritures comptables correspondent aux écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur, c’est-à-dire les écritures d’à nouveau, conformément aux dispositions de la réglementation comptable.

Exemple 1 :

exemple n°1 de numérotation d'écriture

Ecriture
Num

Ecriture
Date

Journal
Code

Compte
Num

CompteLib

EcritureLib

Débit

Crédit

1

20040501

AN

10100000

CAPITAL

A.N. au 010504

0,00

76224,51

1

20040501

AN

10611000

RESERVE LEGALE

A.N. au 010504

0,00

7622,45

1

20040501

AN

10641000

PLUS VALUES NETTES LG TERME

A.N. au 010504

0,00

38874,50

1

20040501

AN

10680000

AUTRES RESERVES

A.N. au 010504

0,00

273271,21

1

20040501

AN

11000000

REPORT A NOUVEAU

A.N. au 010504

0,00

247006,99

1

20040501

AN

20500000

CONCESSIONS

A.N. au 010504

7982,20

0,00

1

20040501

AN

20700000

FONDS COMMERCIAL

A.N. au 010504

5335,72

0,00

1

20040501

AN

21540000

MAT OUT INDUSTRIELS

A.N. au 010504

108891,92

0,00

….

….

53

20040531

AC

60170000

ACHATS FOURNITURES

Fact OUTILLAGE

565

0,00

53

20040531

AC

44566000

TVA Déductible 19.60%

Fact OUTILLAGE

110,74

0,00

53

20040531

AC

401OUT

OUT

Fact OUTILLAGE

0,00

675,74

3371

20050529

CIC

51200000

CIC

Rglt AE

0,00

96,28

3371

20050529

CIC

401AE

AE

Rglt AE

96,28

0,00

Exemple 2 :

exemple n°2 de numérotation d'écriture

Ecriture
Num

Ecriture
Date

Journal
Code

Compte
Num

CompteLib

EcritureLib

Débit

Crédit

AN0001

20040501

AN

10100000

CAPITAL

A.N. au 010504

0,00

76224,51

AN0001

20040501

AN

10611000

RESERVE LEGALE

A.N. au 010504

0,00

7622,45

AN0001

20040501

AN

10641000

PLUS VALUES NETTES LG TERME

A.N. au 010504

0,00

38874,50

AN0001

20040501

AN

10680000

AUTRES RESERVES

A.N. au 010504

0,00

273271,21

AN0001

20040501

AN

11000000

REPORT A NOUVEAU

A.N. au 010504

0,00

247006,99

AN0001

20040501

AN

20500000

CONCESSIONS

A.N. au 010504

7982,20

0,00

AN0001

20040501

AN

20700000

FONDS COMMERCIAL

A.N. au 010504

5335,72

0,00

AN0001

20040501

AN

21540000

MAT OUT INDUSTRIELS

A.N. au 010504

108891,92

0,00

….

….

AC0010

20040531

AC

60170000

ACHATS FOURNITURES

Fact OUTILLAGE

565

0,00

AC0010

20040531

AC

44566000

TVA Déductible 19.60%

Fact OUTILLAGE

110,74

0,00

AC0010

20040531

AC

401OUT

OUT

Fact OUTILLAGE

0,00

675,74

BQ0890

20050429

CIC

51200000

CIC

Rglt AE

0,00

96,28

BQ0890

20050429

CIC

401AE

AE

Rglt AE

96,28

0,00

110

Par exception, si en raison du fonctionnement propre de l’entreprise, les écritures d’à nouveau ne peuvent être les premières écritures enregistrées au début de l’exercice comptable, il est admis qu’elles soient enregistrées au cours de l’exercice.

Dans ce cas, ces écritures seront dotées du numéro d’écriture correspondant à leur ordre d’enregistrement comptable. Ce ne sera pas un motif de non-conformité du fichier, à condition que le vérificateur puisse identifier les écritures d’à nouveau par toute autre information complémentaire contenue dans le fichier. Cette dernière sera alors littéralement explicitée dans le descriptif accompagnant le fichier (cf. VI § 390) .

120

La date de comptabilisation de l’écriture comptable correspond à la date à laquelle l’enregistrement comptable de l’opération a été porté au débit ou au crédit du compte.

Selon les logiciels comptables, cette date peut correspondre à la date de saisie ou encore à la date de validation lorsque le logiciel ne dispose pas d’un mode brouillard.

130

Le numéro de compte répond aux normes fixées par le plan comptable général.

Cette donnée est obligatoire quand bien même le plan comptable utilisé n’est pas le plan comptable général (cas des plans de comptes des bénéfices non commerciaux et des bénéfices agricoles).

Numéros de classe des comptes

Classe 1

Classe 2

Classe 3

Classe 4

Classe 5

Classe 6

Classe 7

Comptes de capitaux

Comptes d'immobilisations

Comptes de stocks et en-cours

Comptes de tiers

Comptes financiers

Comptes de charges

Comptes de produits

10.Capital et réserves

20.Immobilisations incorporelles

40.Fournisseurs

50.Valeurs mobilières de placement

60. Achat

70.Ventes

140

Les subdivisions mises en place par l’entreprise pour décliner le plan comptable général doivent évidemment figurer dans le fichier remis à l’administration.

Pour les contribuables relevant d’une réglementation comptable spécifique, les numéros de compte utilisés doivent être conformes aux normes comptables en vigueur applicables à ce secteur d’activité pour l’établissement de leurs comptes sociaux (notamment, les établissements de crédit doivent retenir un plan de comptes conforme à leurs normes comptables spécifiques, les entreprises d’assurance doivent respecter le plan de comptes tel que défini par le code des assurances).

Exemple 1 :

Exemple de numéro de compte du PCG

CompteNum

70600000

Exemple 2 :

Exemple de numéro de compte avec déclinaison du PCG au sein de l'entreprise

CompteNum

70611000

70612000

70613000

70620000

150

Le libellé de compte correspond à l’intitulé complet du compte tel qu’il est défini dans la nomenclature du plan comptable français (plan comptable général) ou, pour certains secteurs d'activité dans tout autre règlement comptable établi par le normalisateur comptable français (Autorité des normes comptables, accueil sur le site www.anc.gouv.fr). Les libellés utilisés au sein de l’entreprise ou ceux correspondant à des subdivisions plus détaillées du plan comptable français doivent figurer dans le fichier remis à l’administration et ne pas être remplacés par un libellé générique.

Exemple :

Libellé de compte correspondant au plan comptable français

CompteNum

CompteLib

1312

Subventions d'équipement-Régions

1313

Subventions d'équipement-Départements

Libellé de compte correspondant à une déclinaison du plan comptable français au sein de l’entreprise

CompteNum

CompteLib

13120000

Region-subv equi aux    

13120002

Regions-subv° equipt    

13130000

Dep-subv equipt aux     

13130002

Depts-subv° equipt      

160

Le numéro de compte auxiliaire correspond à la codification des comptes de tiers utilisée au sein de l’entreprise.

Exemple :

Exemples de comptes auxiliaires

CompteNum

CompteAuxNum

401000

0001

401000

ABC

401000

F100

411000

1234

411000

XYZ

411000

C200

170

Le libellé de compte auxiliaire reprend la désignation littérale du tiers.

Exemple :

Exemple de désignations littérales de tiers

CompteNum

CompteAuxNum

CompteAuxLib

401000

0001

Fournisseur Antoine

401000

ABC

Fournisseur étranger VI

401000

F100

Fournisseur intra-groupe AA

411000

1234

Client Martin

411000

XYZ

Client CEE MI

411000

C200

Client international XX

180

La référence de la pièce justificative correspond soit à une numérotation séquentielle des pièces comptables dans le système, soit à la référence figurant sur les pièces justificatives (factures, tickets, etc.) reçues ou émises.

Dans le cas des écritures pour lesquelles il n’existe pas de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli. Dans ce cas précis, la référence sera alors remplacée par une valeur conventionnelle définie par l’entreprise. Celle-ci sera précisée dans le descriptif remis au vérificateur en même temps que le fichier des écritures comptables (cf. VI § 390).

Exemple :

Exemples de références des pièces justificatives

Ecriture
Num

Date
Ecriture

Journal
Code

Compte
Num

CompteLib

EcritureLib

PieceRef

Debit

Credit

3371

20050429

CIC

51200000

CIC

Rglt AE

682706

0,00

96,28

3371

20050429

CIC

401AE

AE

Rglt AE

682706

96,28

0,00

997

20050601

AC

401AE

AE

Fact AE

FF36410

0,00

96,28

997

20050106

AC

44566000

TVA 
Déductible 19.60%

Fact AE

FF36410

15,78

0,00

997

20050106

AC

60640000

ACHATS FRES
BUREAUX

Fact AE

FF36410

80,50

0,00

190

La date de la pièce justificative correspond à la date à laquelle le justificatif est enregistré en comptabilité ou à la date figurant sur les pièces justificatives reçues ou émises.

Dans le cas des écritures pour lesquelles il n’existe pas de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d’à nouveau), ce champ « date » doit néanmoins être rempli. Dans ce cas précis, la référence sera alors remplacée par une date conventionnelle définie par l’entreprise. Celle-ci sera précisée dans le descriptif remis au vérificateur en même temps que le fichier des écritures comptables (cf. VI § 390).

200

Le libellé de l’écriture comptable correspond à l’identification littérale du motif de l’écriture comptable.

210

Le montant au débit correspond à un montant signé, exprimé en euros, porté au débit du compte.

Le montant au crédit correspond à un montant signé, exprimé en euros, porté au crédit du compte.

Les champs « Debit » et « Credit » doivent être obligatoirement remplis avec une valeur numérique. Si l'enregistrement comptable affecte le débit, alors le crédit sera rempli avec la valeur zéro. Si l'enregistrement comptable affecte le crédit, alors le débit sera rempli avec la valeur zéro.

220

Lorsque les informations « Debit » et « Credit » ne sont pas présentes dans le système informatisé comptable, elles peuvent être remplacées par les informations « montant » et « sens ».

L'information « montant » correspond au montant signé de l’opération comptable et l'information « sens » indique, par une codification, si le montant signé est porté au débit ou au crédit de l’opération comptable.

230

Les seules valeurs autorisées dans le champ « sens » sont « D »  pour un débit et « C » pour un crédit ou  « +1 » pour un débit et « -1 » pour un crédit.

Lorsque les valeurs utilisées sont « +1 » et « -1 », il est impératif que celles-ci soient enregistrées sans espace entre les deux caractères, c’est-à-dire entre le « + » ou « - » et le « 1 ».

Exemple 1 : 

Informations « Debit/Credit »

Date
Ecriture

Journal
Code

Compte
Num

CompteLib

EcritureLib

PieceRef

Debit

Credit

20050429

CIC

51200000

CIC

AE

682706

0,00

96,28

20050429

CIC

401AE

AE

AE

682706

96,28

0,00

20050504

CIC

51200000

CIC

FD

682712

0,00

-100,00

20050504

CIC

401FD

FD

FD

682712

-100,00

0,00

Exemple 2 :

Informations « Montant/sens » utilisant les caractères « D/C »

Date
Ecriture

Journal
Code

Compte
Num

CompteLib

EcritureLib

PieceRef

Montant

Sens

20050429

CIC

51200000

CIC

AE

682706

96,28

C

20050429

CIC

401AE

AE

AE

682706

96,28

D

20050504

CIC

51200000

CIC

FD

682712

-100,00

C

20050504

CIC

401FD

FD

FD

682712

-100,00

D

Exemple 3 :

Informations « Montant/sens » utilisant les caractères « +1/-1 »

Date
Ecriture

Journal
Code

Compte
Num

CompteLib

EcritureLib

PieceRef

Montant

Sens

20050429

CIC

51200000

CIC

AE

682706

96,28

-1

20050429

CIC

401AE

AE

AE

682706

96,28

+1

20050504

CIC

51200000

CIC

FD

682712

-100,00

-1

20050504

CIC

401FD

FD

FD

682712

-100,00

+1

240

Le lettrage de l’écriture fait référence au repère utilisé dans le système comptable pour apparier deux écritures (règlement-facture).

La date de lettrage de l’écriture correspond à la date à laquelle l’opération de lettrage a été validée dans le système comptable.

Exemple de lettrage de l'écriture

Ecriture
Num

Date
Ecriture

Journal
Code

Compte
Num

CompteLib

Ecriture
Lib

PieceRef

Debit

Credit

Ecriture
Let

3371

20050429

CIC

51200000

CIC

AE

682706

0,00

96,28

3371

20050429

CIC

401AE

AE

AE

682706

96,28

0,00

A

997

20050106

AC

401AE

AE

AE

FF36410

0,00

96,28

A

997

20050106

AC

44566000

TVA 
Déductible
19.60%

AE

FF36410

15,78

0,00

997

20050106

AC

60640000

ACHATS
FRES
BUREAUX

AE

FF36410

80,50

0,00

250

La date de validation de l’écriture comptable correspond à la date à laquelle l’enregistrement de l’écriture comptable en mode brouillard est transformé en écriture définitive par l’attribution d’un identifiant unique.

Lorsque le logiciel ne dispose pas d’un mode brouillard, la date de validation est alors égale à la date de comptabilisation.

Exemple :

Exemple de date de validation

Ecriture
Num

Date
Ecriture

Journal
Code

Compte
Num

Compte
Lib

Ecriture
Lib

PieceRef

Debit

Credit

Valid
Date

3371

20050429

CIC

51200000

CIC

AE

682706

0,00

96,28

20050430

3371

20050429

CIC

401AE

AE

AE

682706

96,28

0,00

20050430

260

Lorsque des prestations sont réalisées dans des pays tiers, le prix acquitté figurant sur les pièces justificatives en appui de l’écriture comptable est mentionné en devises.

En conséquence, en plus des champs « Debit » et « Credit » renseignés en euros, le montant en devise étrangère figurant sur la pièce justificative devra être indiqué dans la zone « Montantdevise ». Si seul le montant en devise étrangère est enregistré en comptabilité, les champs « Debit » et « Credit » seront alors remplis par la valeur zéro. Ainsi, le montant de la devise correspond à un montant signé, exprimé en devise, porté au crédit ou au débit du compte.

S'agissant des règles de conversion des devises, il convient de se reporter au I-B-5 § 160 du BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10.

Exemple 1 : 

Montants en euros et en devise étrangère enregistrés en comptabilité

Ecriture
Date

Journal
Code

Compte
Num

Compte
Lib

Ecriture
Lib

Débit

Crédit

Montant
devise

Idevise

20040604

VE

70710000

VENTES MDSES

Vte GB

0,00

742,50

-761,29

Livre sterling

20040604

VE

4112000

Client GB

Vte GB

742,50

0,00

761,29

Livre sterling

Exemple 2 :

Montants uniquement en devise étrangère enregistrés en comptabilité

Ecriture
Date

Journal
Code

Compte
Num

Compte
Lib

Ecriture
Lib

Débit

Crédit

Montant
devise

Idevise

20080704

VE

70720000

VENTES MDSES

Vte US

0,00

0,00

-369,99

Dollar US

20080704

VE

4113000

Client US

Vte US

0,00

0,00

369,99

Dollar US

270

L’identification de la devise correspond à la devise utilisée.

L’information demandée peut faire référence à une codification (par exemple : code 01 : euro ; code 02 : dollar américain ; code 03 : yen ; etc.). Ces codes peuvent correspondre à des chiffres, des lettres ou une combinaison des deux. Une table de correspondance est donc nécessaire pour permettre la lecture du fichier. Elle doit être fournie au vérificateur dans le descriptif accompagnant la remise du fichier des écritures comptables (cf. VI § 390).

280

La date de règlement fait référence à la date à laquelle ont été encaissées les recettes et payées les dépenses.

290

Le mode de règlement fait référence aux modalités de paiement ou d’encaissement des recettes : par chèque, en espèces ou par virement.

L’information demandée peut faire référence à une codification (par exemple : code 01 : CB ; code 02 : chèque ; etc.). Ces codes peuvent correspondre à des chiffres, des lettres ou une combinaison des deux. Une table de correspondance est donc nécessaire pour permettre la lecture du fichier (cf. VI § 390).

300

La nature de l’opération fait référence aux opérations effectuées par le contribuable.

L’information demandée peut ne pas être littérale et faire référence à une codification. Une table de correspondance est donc nécessaire pour permettre la lecture du fichier (cf. VI § 390).

Exemple 1 :

Nature de l'opération restituée avec un libellé littéral

NatOp

Virement bancaire

Prestation échelonnée

Exemple 2 : 

Nature de l'opération restituée avec un libellé par codification

NatOp

Z1

B100

310

L’identification du client fait référence à l’identité déclarée par les clients. Elle peut ne pas être littérale (nom, prénom) et faire référence à une codification lorsque l’information est couverte par le secret professionnel (BOI-CF-IOR-60-10 au III § 210 et suivants).

IV. Copie des fichiers des écritures comptables des exercices clos avant 2013

A. Format des copies des fichiers

320

Les copies des fichiers des écritures comptables relatifs aux exercices clos avant 2013 peuvent répondre aux normes du "format standard" prévues aux VI à XIV de l'article A. 47 A-1 du LPF (cf. I à III § 10 à 310).

A défaut, ils doivent répondre aux normes applicables avant l'adoption de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, reprises aux I à V de l'article A. 47 A-1 du LPF.

330

Si le contribuable choisit de ne pas appliquer pour ces exercices les normes du "format standard", les copies des fichiers sont transmises sous forme de fichiers à plat, à organisation séquentielle et structure zonée remplissant les critères définis au I de l'article A. 47 A-1 du LPF. Le codage des informations doit être conforme aux spécifications prévues au III de l'article A. 47 A-1 du LPF.

Ce fichier est obligatoirement accompagné d'une description conforme au II de l'article A. 47 A-1 du LPF.

B. Contenu des copies des fichiers

340

Si le contribuable choisit de ne pas appliquer pour ces exercices les normes du "format standard" aux exercices clos avant 2013, les fichiers des écritures comptables relatifs à ces exercices clos doit notamment comprendre les types de données suivantes :

- un code journal ;

- un numéro d’écriture ;

- une date de comptabilisation ;

- un numéro de compte ;

- un intitulé de compte ;

- un libellé d’écriture ;

- une référence de pièce justificative ;

- une date de pièce justificative  ;

- un débit ;

- un crédit.

Aucun ordre n’est imposé dans le classement de ces données, ni normalisation de leur transcription.

V. Respect des normes comptables françaises applicables pour l'établissement des comptes annuels

350

Le respect des normes comptables françaises élaborées par le normalisateur comptable français (Autorité des normes comptables, accueil sur le site www.anc.gouv.fr) et du plan de comptes y afférent est indispensable. L’utilisation de plans de comptes non français relève d’une décision de gestion de l’entreprise. Ainsi, les données figurant dans le fichier des écritures comptables doivent obligatoirement respecter les normes comptables et la nomenclature du plan de comptes français. Les normes IFRS ou USGAAP par exemple ne sont donc pas admises.

Toutefois, pour les seuls exercices antérieurs à l’exercice clos en 2014, un « transcodage » des écritures ne respectant pas la nomenclature française est toléré, sous réserve du respect des conditions suivantes :

- les écritures comptables enregistrées dans le système doivent être retranscrites ligne à ligne aux normes françaises. Une conversion au niveau des masses globales est à proscrire, car elle ne permet pas de suivre le chemin de révision comptable ;

- il est également indispensable d’avoir une correspondance parfaite, à savoir qu’un compte étranger correspond à un seul et unique compte français et réciproquement. A défaut, la remise du fichier doit s’accompagner des tables de correspondance et des écritures de retraitement ;

- si la correspondance n’est pas parfaite, les anomalies doivent être expliquées dans le fichier descriptif accompagnant la remise du fichier (cf. VI § 390).

Par ailleurs, par mesure de souplesse, et seulement au titre des contrôles pour lesquels les avis de vérifications sont adressés en 2014, les libellés d’écriture en langue étrangère peuvent être acceptés dans la mesure où l’alphabet latin est utilisé et sous réserve de la fourniture de la table de correspondance par le contribuable au service vérificateur.

A compter de l’exercice clos en 2014, ce « transcodage » ne sera plus accepté : la comptabilité devra être tenue conformément aux normes comptables françaises et en langue française.

VI. Modalités de remise de la copie du fichier des écritures comptables

360

En application du I de l’article L. 47 A du LPF, dans sa rédaction issue de l'article 14 de la loi n° 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012, le contribuable est avisé à la réception de l’avis de vérification de comptabilité de son obligation de présenter sa comptabilité sous forme dématérialisée. Il peut convenir avec le service vérificateur avant la première intervention sur place ou lors de celle-ci, du support de remise du fichier (cf. VI § 390).

Par ailleurs, par mesure de souplesse et seulement au titre des contrôles effectués en 2014, la copie du fichier des écritures comptables pourra être remis au service vérificateur au plus tard lors de la deuxième intervention sur place.

370

Si le volume de données est trop important pour constituer un seul fichier d’écritures comptables par exercice, le fichier peut, en accord avec le service vérificateur, être remis de manière simultanée sur plusieurs supports.

Ainsi, il est possible de procéder à un découpage par période (semestre, trimestre, mois).

Les fichiers ainsi remis doivent respecter le format défini par l’arrêté du 29 juillet 2013 et les prescriptions du présent BOFiP.

De plus, pour les fichiers à plat, chacun des fichiers remis devra obligatoirement comporter en première ligne le nom des champs, comme défini à l'article A. 47 A-1 du LPF.

Exemple :

123456789FEC20131231_01 : écritures comptables du mois de janvier 2013.

123456789FEC20131231_02 : écritures comptables du mois de février 2013.

456321789FEC20130630_1T : écritures comptables du premier trimestre de l’exercice clos au 30/06/2013.

380

Pour les entreprises relevant de la compétence de la Direction des vérifications nationales et internationales, le service vérificateur peut demander tout d’abord la remise d’un fichier reprenant les écritures centralisées puis demander à l’entreprise de fournir les écritures détaillées correspondant à tout ou partie des écritures centralisées présentes dans le fichier précédemment remis.

Dans ce cas, le fichier des écritures centralisées et celui ou ceux des écritures détaillées doivent respecter le format défini à l’article A. 47 A-1 du LPF.

De plus, pour les fichiers à plat, chacun des fichiers remis devra obligatoirement comporter en première ligne le nom des champs, comme défini dans les tableaux figurant aux 1° et 2° du VII et 3° à 8° du VIII de l'article A. 47 A-1 du LPF.

Les écritures centralisées mentionnent la période mensuelle concernée (ou tout autre périodicité), la référence des journaux d’origine et les totaux de la période en lieu et place du détail des opérations jour par jour.

390

Lorsque des informations contenues dans le fichier font référence à des codifications spécifiques en usage dans l’entreprise, il est nécessaire de fournir un descriptif détaillé, prévu au XI de l’article A. 47 A-1 du LPF, permettant de faciliter la lecture de la comptabilité.

Ce descriptif peut être remis sous forme dématérialisée (fichiers issus d’un outil de traitement de textes, d’un tableur ou pdf) ou papier.

VII. Cas particuliers

A. Copie du fichier des écritures comptables en cas de migration de données comptables

400

Diverses raisons juridiques, économiques ou pratiques, peuvent conduire un contribuable à changer de logiciel comptable ou de progiciel de gestion intégré en cours d’exercice. Cette situation peut en outre impliquer un changement de référentiel comptable (plans de comptes, référentiels des clients et des fournisseurs, etc.).

Une partie des écritures comptables de l’exercice est alors stockée dans un logiciel comptable ou un progiciel de gestion intégré et l’autre partie des écritures comptables de l’exercice sur un autre.

S’il est impossible d’extraire l’intégralité des données comptables avec un référentiel unique pour constituer un fichier des écritures comptables unique relatif à l’exercice au cours duquel il est procédé au changement de logiciel comptable ou de progiciel de gestion intégré, la remise du fichier des écritures comptables relative à l’exercice concerné sous forme de deux fichiers sur des supports différents est acceptée sous réserve du respect des conditions suivantes :

- le premier fichier est généré par l’ancien système, et le second, par le nouveau système ;

- les deux fichiers remis doivent permettre de reconstituer l’exercice concerné au cours duquel le logiciel comptable ou le progiciel de gestion intégré a été changé ;

- la remise de ces deux supports doit s’effectuer de manière simultanée ;

- les deux fichiers doivent respecter le format défini par l’article A. 47 A-1 du LPF ;

- pour le fichier relatif à la première partie de l’exercice, les premiers numéros d’écritures comptables doivent correspondre aux écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur. Pour celui portant sur la seconde partie de l’exercice, les premiers numéros d’écritures comptables doivent correspondre aux écritures de reprise des soldes de la première partie de l’exercice concerné ;

- en outre, dès lors que le changement de logiciel comptable ou de progiciel de gestion intégré implique un changement de référentiel comptable, la remise des fichiers doit s’accompagner des tables de correspondances et de réconciliation comptable entre les deux logiciels comptables ou progiciels de gestion intégré.

Exemple :

Une entreprise souhaite mettre en place une nouvelle version de son outil comptable incluant la comptabilité sociale de ses filiales françaises. La migration des données comptables de ces dernières doit intervenir le 1er octobre N.

Le fichier des écritures comptables de l’exercice N peut être scindé et remis de manière simultanée sur plusieurs supports au service vérificateur, à savoir un premier support relatif aux trois premiers trimestres N et un second relatif au dernier trimestre N.

Pour le fichier relatif aux trois premiers trimestres les premiers numéros d’écritures comptables correspondent aux écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur. Pour celui portant sur le dernier trimestre suivant, les premiers numéros d’écritures comptables correspondent aux écritures de reprise des soldes du troisième trimestre.

B. Copie du fichier des écritures comptables regroupant plusieurs établissements

410

Lorsqu’une entreprise reprend dans sa comptabilité les comptabilités de ses différents établissements, il est nécessaire de pouvoir identifier l’origine de chaque écriture en mettant au-delà des premières informations obligatoires un champ supplémentaire correspondant à un code établissement. En conséquence, la structure du fichier des écritures comptables se définit comme suit :

- 19 colonnes : les 18 premières correspondant aux informations définies aux 1° et 2° du VII et 3° à 8° du VIII de l'article A. 47 A-1 du LPF et la 19ème colonne correspondent au code établissement ;

- plusieurs lignes correspondant aux écritures comptables de chaque établissement.

Exemple :

Exemple d'écritures comptables avec plusieurs établissements

Journal
Code

Ecriture
Num

Ecriture
Date

Compte
Num

CompteLib

Debit

Credit

Code
Etbt

AA

784

20070330

215400

MATERIEL INDUSTRIEL

5249,00

0,00

S100

AA

784

20070330

231000

IMMO EN COURS CORPOR

0,00

5249,00

S100

WE

4855

20070401

231000

IMMO EN COURS CORPOR

18991,08

0,00

S100

WE

4855

20070401

408120

ENTREE MARCH. FAR

0,00

18991,08

S100

AA

785

20070330

215400

MATERIEL INDUSTRIEL

0,01

0,00

S101

AA

785

20070330

231000

IMMO EN COURS CORPOR

0,00

0,01

S101

WE

4855

20070401

231000

IMMO EN COURS CORPOR

18991,08

0,00

S101

WE

4855

20070401

408120

ENTREE MARCH. FAR

0,00

18991,08

S101

WE

4856

20070401

231000

IMMO EN COURS CORPOR

10000,00

0,00

S101

WE

4856

20070401

408120

ENTREE MARCH. FAR

0,00

10000,00

S101

C. Copie du fichier des écritures comptables en cas de fusion

420

Les opérations de fusion peuvent conduire les sociétés soit à changer de progiciel de gestion intégré, soit à n’inclure que les soldes des écritures comptables de la société absorbée dans le progiciel de gestion intégré de la société absorbante.

Toutefois, par mesure de tempérament, à l’instar de la situation décrite au VII-A § 400, deux fichiers sont acceptables au titre de cet exercice, sous réserve du respect des conditions suivantes :

- le premier fichier est généré par le système de la société absorbée, et le second, par le système de la société fusionnée ;

- les deux fichiers remis doivent permettre de reconstituer la totalité des écritures comptables au titre de l’exercice concerné, tant celles de la société absorbée que celles de l’absorbante ;

- la remise de ces deux supports doit s’effectuer de manière simultanée ;

- les deux fichiers doivent respecter le format défini par l’article A. 47 A-1 du LPF ;

- en outre, dès lors que cette situation implique un changement de logiciel comptable, la remise des fichiers doit s’accompagner des tables de correspondance et de réconciliation comptable entre les deux logiciels comptables ou progiciels de gestion intégré.

Exemple  : L’entreprise A fusionne avec l’entreprise B le 15 décembre N avec effet rétroactif au 1er juillet N. Un avis de vérification est adressé à l'entreprise A. La comptabilité de l’entreprise A nouvellement créée au titre de l’exercice N se compose de la façon suivante :

- du 1er  janvier au 30 juin N : les écritures de A ;

- du 1er juillet au 31 décembre N : les écritures de A et celles de B au titre de la période concernée.

Le fichier des écritures comptables de l’exercice N peut être scindé et remis de manière simultanée sur plusieurs supports au service vérificateur, à savoir un premier support relatif aux écritures de A pour l’exercice et un second relatif aux écritures de B au titre de la période du 1er juillet au 31 décembre N.


© Ministère de l'Économie et des Finances

Vous êtes :

Le bureau JF2A de la Direction Générale des Finances Publiques vous répondra dans les meilleurs délais en posant votre question à l'adresse suivante : bureau.jf2a-bofip@dgfip.finances.gouv.fr

Nous vous invitons à vous connecter au site impots.gouv.fr et à vous rendre dans les espaces suivants :