I. Entreprises soumises à l'obligation de déclaration

1

Il résulte des termes de l'article 4 J de l'annexe IV au code général des impôts (CGI) que les entreprises concernées par l'obligation de déclaration sont celles qui exercent une activité industrielle ou commerciale et relèvent de l'impôt sur le revenu d'après leur bénéfice réel ainsi que les entreprises passibles de l'impôt sur les sociétés (CGI, art. 206, 1 à 4).

La souscription du relevé spécial est obligatoire pour les entreprises remplissant les deux conditions développées aux I-A § 10 à 30 et I-B § 40 à 50.

A. Condition relative à la nature de l'activité et au régime d'imposition

10

Les entreprises doivent, soit exercer une activité industrielle ou commerciale et être assujetties à l'impôt sur le revenu d'après leur bénéfice réel, soit être passibles de l'impôt sur les sociétés.

20

Les entreprises placées sous le régime des micro-entreprises échappent donc à l'obligation de déclaration. Il est rappelé à cet égard que les sociétés qui ne sont pas passibles de l'impôt sur les sociétés et qui n'ont pas opté pour le régime des sociétés de capitaux dans les conditions prévues à l'article 239 du CGI peuvent être placées sous le régime des micro-entreprises. Il en est de même pour les groupements d'intérêt économique qui, aux termes de l'ordonnance n° 67-821 du 23 septembre 1967, échappent à l'impôt sur les sociétés, pour les groupements d'intérêt public visés à l'article 239 quater B du CGI, ainsi que pour les sociétés à responsabilité limitée qui ont opté pour le régime des sociétés de personnes.

30

Il est précisé que ce sont les entreprises elles-mêmes, et non leurs associés, qui peuvent être astreintes à la production de la déclaration y compris les sociétés visées à l'article 8 du CGI.

B. Condition relative au dépassement de l'une des limites

40

Il faut par ailleurs qu'une au moins des limites fixées à l'article 4 J de l'annexe IV au CGI soit dépassée (BOI-BIC-CHG-40-60-10).

Le nombre d'employés occupés ne constitue pas par lui-même une limite faisant naître l'obligation de produire le relevé. Mais ce dernier doit être souscrit dès lors qu'un seul dépassement catégoriel est constaté, même si le nombre des employés est inférieur à cinq.

50

L'appréciation du ou des dépassements des limites catégorielles doit être faite en considération des dépenses et charges comprises dans les charges d'exploitation de l'entreprise et non des seules dépenses ayant fait l'objet d'un paiement effectif.

II. Étendue de l'obligation

60

Lorsqu'elles sont astreintes à l'obligation prévue au 5 de l'article 39 du CGI, les entreprises sont tenues de fournir les renseignements pour chacune des catégories de frais et charges visées par le 5 de l'article 39 du CGI. Il en est ainsi alors même qu'un seul dépassement a été constaté.

70

La production de ces renseignements est assurée au moyen d'un imprimé conforme au modèle établi par l'administration (imprimé n° 2067 [CERFA n° 11093], accessible en ligne sur le site www.impots.gouv.fr, rubrique "Recherche de formulaires"). L'entreprise doit y mentionner, pour chacune des rubriques a à c prévues par l'article 4 K de l'annexe IV au CGI le montant des sommes versées ou des avantages accordés à chacun des cinq ou dix bénéficiaires intéressés.

80

Toutefois, par dérogation à ces principes, les entreprises relevant de l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels ou commerciaux, à l'exclusion de toute société, sont dispensées de produire les renseignements concernant les catégories de frais énumérées sous ces trois premières rubriques. Ces entreprises peuvent donc se borner, lorsque leurs dépenses supportées au titre des cadeaux d'entreprises ou des frais de réception viennent à dépasser les chiffres limites prévus aux 4° et 5° de l'article 4 J de l'annexe IV au CGI, à indiquer le montant des dépenses correspondant à ces deux seules rubriques dans le cadre spécial prévu à cet effet à l'annexe n° 2031 ter de la déclaration n° 2031 (CERFA n° 11085), accessible en ligne sur le site www.impots.gouv.fr, rubrique "Recherche de formulaires".

90

L'article 36 de l'annexe II au CGI prévoit que le relevé doit comporter les renseignements propres à l'exercice pour lequel il est fourni et ceux qui se rapportent à l'exercice précédent.

III. Délai de déclaration

100

Conformément à l'article 54 quater du CGI, le relevé détaillé des frais généraux doit être produit à l'appui de la déclaration des résultats. Il doit, en conséquence, être souscrit avant l'expiration des délais impartis aux articles 175 du CGI et 223 du CGI, c'est-à-dire :

(110)

- pour les entreprises relevant de l'impôt sur le revenu dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux, avant le 1^er mars de l'année qui suit celle de la clôture de l'exercice comptable, ce délai étant prolongé jusqu'au 31 mars pour celles qui arrêtent leur exercice le 31 décembre ;

(120)

- pour les entreprises relevant de l'impôt sur les sociétés, dans les trois mois de la clôture de l'exercice ou, si aucun exercice n'est clos au cours d'une année, avant le 1^er avril de l'année suivante.

130

Entreprise créée en cours d'année : la première déclaration de frais généraux qu'une telle entreprise peut avoir éventuellement à souscrire est celle afférente à la période écoulée depuis le commencement des opérations jusqu'au 31 décembre de l'année de création si aucun bilan n'a été dressé à cette dernière date (RM Delfosse, JO déb. AN du 20 décembre 1979, p. 12371).

IV. Sanctions du défaut de déclaration

140

Concernant cette partie, il convient de se reporter au BOI-CF-INF-30-20.

V. Communication à l'assemblée générale des actionnaires

150

L'article 223 quinquies du CGI dispose que, lorsqu'il y a lieu à rectification du résultat fiscal du montant des dépenses à faire figurer sur le relevé obligatoire parce que ces dépenses ont été reconnues excessives et que la preuve n'a pas été apportée qu'elles ont été engagées dans l'intérêt direct de l'entreprise, les chiffres globaux, correspondant à chacune des catégories de dépenses devant figurer sur le relevé, sont communiqués à la plus proche assemblée générale des actionnaires sous la responsabilité des commissaires aux comptes.