I. Principes de déduction des frais professionnels

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Les dépenses dont font état les salariés dans le cadre d'une options pour les frais réels doivent respecter les conditions générales de déduction des frais professionnels qui résultent des dispositions du 1 de l'article 13 du code général des impôts (CGI) et du 3° de l'article 83 du CGI (BOI-RSA-BASE-30-50-10).

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Aucune disposition ne prévoit une limitation du montant de la dépense au coût le plus économique du service utilisé par le contribuable (utilisation des transport en commun au lieu de la voiture personnelle de l'intéressé, usage de la tarification la moins onéreuse, etc.).

De même, un contribuable peut déduire le montant des dépenses afférentes à l'usage d'une voiture automobile sans que la marque ou la puissance de cette voiture puisse être contestée par l'administration fiscale.

II. Justification des frais déduits

A. Principes

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Le 3° de l'article 83 du CGI oblige les salariés à justifier, tant dans leur principe que dans leur montant, les frais réels dont ils demandent la déduction (CE, arrêt du 21 juin 1996, n° 157651). La nature des justifications à produire n'est pas précisée par la loi.

Les intéressés peuvent donc recourir à tous les moyens de preuve dont ils disposent.

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L'obligation de justifier ne doit pas être interprétée par l'administration fiscale dans un sens littéral.

Il n'y a donc pas lieu de refuser systématiquement, au motif que la demande du contribuable ne serait pas appuyée de documents détaillés, la déduction de frais dont le caractère professionnel n'est pas contestable, lorsqu'il est notoire que la justification précise de ces frais est pratiquement impossible.

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L'application de ces principes permet une certaine souplesse dans l'appréciation des justifications produites, les salariés n'étant pas astreints à tenir au jour le jour une comptabilité complète de leurs dépenses professionnelles, ni à la produire.

Mais elle ne doit jamais conduire à dispenser le contribuable de la production de toutes justifications de la réalité et du montant des frais dont il demande la déduction. En particulier, les frais réels ne doivent, en principe, pas être arbitrés à un pourcentage fixe de la rémunération.

Les justifications doivent être d'autant plus précises que le montant des dépenses dont la déduction est demandée présente un caractère exceptionnel. Il en est ainsi lorsque ce montant paraît disproportionné eu égard à la nature et à l'important de l'activité exercée, aux obligations professionnelles qu'elle comporte ou au niveau de rémunération perçue.

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Ces principes ont été précisés par la jurisprudence.

D'une manière générale, la réalité des dépenses ne peut être reconnue lorsque le salarié se borne à produire un état sommaire de ses frais ou un calcul forfaitaire et théorique de ceux-ci, non assorti, au moins partiellement, de documents justificatifs (CE, arrêt du 19 janvier 1942, n° 65521, RO, p. 29 et CE, arrêt du 5 janvier 1948, n° 79778, RO, p. 10)

Le contribuable qui se borne à indiquer le calcul théorique de ses frais de déplacement et de séjour en hôtel et à faire état d'un montant forfaitaire pour les autres frais et qui non seulement ne produit aucune facture, pièce justificative ou attestation, mais encore ne fournit aucune indication, élément d'appréciation propre à corroborer ses allégations, n'apporte pas de justifications suffisantes (CE, arrêt du 16 avril 1980, n° 19889).

B. Cas particulier des dépenses professionnelles exposées à l'étranger en monnaies étrangères

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Les salariés qui, en application du 3° de l'article 83 du CGI, optent pour la déduction du montant réel et justifié de leurs frais professionnels, doivent convertir en euro les dépenses qui, le cas échéant, ont été exposées à l'étranger et dont le montant est exprimé dans une monnaie autre que l'euro.

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Cette conversion doit, selon un principe général, s'effectuer selon le cours de change à Paris de ces monnaies au jour de paiement de la dépense concernée.

Toutefois, à titre de mesure de simplification, il est admis que les dépenses exposées à l'étranger pour une année N soient calculées à partir de la moyenne des cours des monnaies concernées au 31 décembre de l'année N-1 et au 31 décembre de l'année N, tels que publiés par la Banque de France (http://www.banque-france.fr/economie-et-statistiques/changes-et-taux/les-taux-de-change-salle-des-marches.html)

Exemple :

Un salarié a exposé aux Etats-Unis une dépense de 1 500 dollars ($) en 2011.

La détermination du montant de la dépense exposée en euro (€) s'effectue comme suit :

• taux de change au 31/12/2010 + taux de change au 31/12/2011) / 2 soit (1,3362 + 1,2939)/2 = 1,31505 €.

• cours moyen de l'euro à retenir : 1 € = 1,31505 $

• montant de la dépense en euros : 1 500 $ / 1,31505 = 1 140, 64 € (après arrondissement au centime d'euro le plus proche).