1

L'administration autorise, sur agrément préalable, les entreprises à éditer leurs déclarations de TVA et de taxes assimilées selon un procédé informatique.

L'utilisation de ces procédés est subordonnée à l'obtention d'un agrément accordé aux concepteurs des logiciels d'édition.

La liste des concepteurs de procédés d'édition ayant obtenu un agrément valide figure au BOI-ANNX-000271.

Par ailleurs, les assujettis redevables de la TVA peuvent également télécharger le formulaire 3310 CA3, son annexe et sa notice ainsi que la déclaration 3517 S CA12/CA12E sur le site www.impots.gouv.fr.

I. Présentation : contexture des formulaires

10

Les déclarations déposées doivent être exactement conformes au formulaire le plus récent édité par la Direction générale des finances publiques (DGFiP). Ainsi, en cas de modifications législatives intervenant en cours d'année, les formulaires peuvent être modifiés plusieurs fois par an. Dans ce cas, les concepteurs doivent adapter leur logiciels autant de fois qu'il est nécessaire, pour être toujours en conformité avec le dernier imprimé diffusé par la Direction générale des finances publiques qui les informe alors des modifications à apporter.

Il appartient aux concepteurs et utilisateurs de déclarations TVA éditées par imprimantes laser de s'assurer périodiquement de la conformité de leurs productions aux modèles administratifs et de l'exactitude des codifications informatiques qui y sont mentionnées.

Il est précisé que les déclarations 3310 CA3 et leur annexe 3310 A peuvent faire l'objet de deux mises à jour par an. Cela étant, pour des raisons d'économies budgétaires, l'administration s'efforce de limiter les mises à jour en cours d'année aux seules modifications législatives.

S'agissant du cas particulier des notices, lorsqu'elles font partie intégrante des formulaires, elles doivent être reproduites à l'identique et mises à disposition des utilisateurs. Il n'est pas nécessaire toutefois qu'elles accompagnent systématiquement la déclaration souscrite auprès du service des impôts.

Cette condition n'est pas exigée lorsque le logiciel est utilisé exclusivement par des comptables.

20

Les documents souscrits doivent être au format A 4 (21 cm x 29,7 cm).

30

Les déclarations devront, de préférence, être éditées en recto-verso, conformément au modèle fourni par l'administration. A défaut, les codifications informatiques, notamment, le numéro de dossier et le numéro SIRET devront impérativement être imprimés sur toutes les pages de la déclaration et les feuillets devront être agrafés ensemble.

A cet effet, le logiciel devra comporter un blocage empêchant l'édition des pages ne comportant pas ces mentions.

40

Les caractères utilisés pour reproduire l'imprimé doivent être similaires à ceux du modèle fourni par l'administration. Si la taille de police utilisée est légèrement différente de celle du formulaire diffusé par la Direction générale des finances publiques, il doit, en tout état de cause, respecter le même nombre de pages.

Une police " courrier 12 " sera utilisée pour déclarer les données.

L'utilisation de l'italique et du " gras " doit être écartée.

Les données devront être imprimées sur fond blanc. Les zones grisées sont réservées à l'administration.

50

Les codes figurant sur les imprimés administratifs doivent être exactement reproduits.

60

Les données chiffrées devront être justifiées à droite, sans centime, avec une marge de 2 caractères blancs à droite et à gauche.

70

Les déclarations pourront être souscrites sur papier blanc.

Lorsque l'édition s'effectue en couleur, celle-ci doit correspondre à celle du formulaire de l'administration.

II. La procédure d'agrément

A. Conditions d'obtention de l'agrément

80

L'agrément est accordé au logiciel d'édition. Il appartient donc à son concepteur (redevables, cabinets comptables, centres de gestion ou associations agréés, sociétés de services informatiques, etc.) de le solliciter.

La demande doit être adressée à la Direction générale des finances publiques (DGFiP).

Elle est accompagnée d'un dossier comprenant :

- un descriptif sommaire du logiciel utilisé (en précisant son système d'exploitation) ;

- un modèle de déclaration éditée comprenant les éléments relatifs à l'identification de l'entreprise et, le cas échéant, des éléments chiffrés lorsque l'agrément est également demandé pour les contrôles facultatifs.

Ce dossier doit permettre à la DGFiP de vérifier le respect du cahier des charges correspondant à la déclaration pour laquelle l'agrément est sollicité.

B. Attribution d'un numéro d'agrément

90

L'agrément accordé par la Direction générale des finances publiques est annuel et correspond à l'année civile.

Il est matérialisé par un numéro, propre à chaque imprimé qui devra figurer en haut à gauche de chaque déclaration souscrite. Composé de 9 caractères dont les deux premiers indiquent le mois et l'année de délivrance de l'agrément initial, ce numéro est fixe. En effet, dès lors que plusieurs mises à jour peuvent intervenir au cours d'une même année, un numéro annuel n'a pas été jugé utile. Bien entendu, le maintien du numéro initial ne dispense pas des mises à jour exigées en cours d'année par la Direction générale des finances publiques.

L'année de la première demande, l'agrément est accordé pour l'année en cours et est valable jusqu'au 31 janvier de l'année suivante.

La demande doit par la suite, être renouvelée chaque année, avant le premier février de l'année au titre de laquelle le renouvellement est demandé. Elle est accompagnée du seul support déclaratif, mis à jour et comportant les éléments relatifs à l'identification de l'entreprise.

C. Modalités d'utilisation de l'agrément

100

Lorsqu'il s'agit d'une première demande, le numéro est utilisable à compter du 1er jour de la notification de la période au titre de laquelle il est délivré.

Lorsqu'il s'agit d'un renouvellement, il est utilisable à compter du 1er février ou du premier jour de la notification de l'agrément pour les déclarations

3517 BIS CA12A.

Dans tous les cas, la date d'utilisation doit être en concordance avec les changements de millésime des imprimés et avec les nouveaux logiciels de saisie des déclarations de TVA, qui en principe, sont livrés aux services des impôts, courant février de chaque année.

Ainsi, un logiciel qui a été agréé en N, ne peut être utilisé que jusqu'au 31 janvier de N+1. Si le renouvellement de l'agrément n'est pas accordé avant cette date, le concepteur devra attendre le renouvellement d'agrément de la nouvelle version pour éditer des déclarations de TVA.

Le logiciel devra en conséquence contrôler le millésime et comporter un blocage, interdisant l'édition d'une déclaration postérieure à la période au titre de laquelle l'agrément est demandé.

Dans certains cas, notamment lorsqu'ils souhaitent souscrire des déclarations nouveau millésime avant le 31 janvier (ex. la déclaration 3517 BIS CA12A) les concepteurs auront intérêt à demander très tôt le renouvellement de leur(s) agrément(s), qui nécessite un délai minimum incompressible de 8 jours.

D. Obligations

110

Il appartient aux concepteurs et utilisateurs de déclarations de TVA éditées par imprimantes laser de s'assurer périodiquement de la conformité de leurs productions aux modèles administratifs et de l'exactitude des codifications informatiques qui y sont mentionnées.

Les services des impôts refuseront et retourneront aux redevables les imprimés non conformes aux prescriptions de la présente instruction. Les procédures et pénalités prévues en cas de défaut ou de retard dans le dépôt des déclarations pourront, le cas échéant, être mises en œuvre.

Corrélativement, la Direction générale des finances publiques retirera l'agrément accordé au concepteur des modèles si le rejet de l'imprimé lui est imputable.

Par ailleurs, les redevables qui utiliseront des imprimés édités à partir d'un logiciel laser cesseront de recevoir les formulaires administratifs. Dans ces conditions, ils devront tout particulièrement veiller, en cas de modification de leur situation (changement d'adresse, changement de régime TVA, etc.), à l'utilisation du bon imprimé et des codifications correctes. Ils seront parallèlement tenus informés par courrier de toutes les modifications de codifications propres à l'entreprise, qui devront être intégrées sans délai au logiciel.

III. Mentions et contrôles

120

Les déclarations déposées doivent pouvoir être prises en compte par les services des impôts dans les conditions habituelles.

Il est donc indispensable que les éléments faisant l'objet d'une pré-identification soient mentionnés sur les formulaires souscrits.

En outre, il est de l'intérêt du déclarant, comme de l'administration fiscale, que les déclarations soient exemptes de toute erreur arithmétique.

A. Mentions et contrôles à caractère obligatoire

130

Les spécifications qui suivent valent pour l'ensemble des déclarations de TVA. L'édition du document ne doit pas être possible si l'une d'entre elles n'est pas respectée.

1. Le millésime

140

Le logiciel doit contrôler le millésime et comporter un blocage, interdisant l'édition d'une déclaration postérieure à la période au titre de laquelle l'agrément est demandé. En revanche, l'édition d'une déclaration relative à une période antérieure à celle pour laquelle l'agrément a été accordé, est possible. En effet, les dépôts tardifs de déclarations s'effectuent toujours sur le dernier millésime en cours.

Pour les régimes EM, ET, EO, AM, RM, RT, RS et AET, la période déclarée ne peut être supérieure au mois de décembre de l'année de notification de l'agrément.

Pour le régime ST, la date de clôture de l'exercice ne peut être supérieure au 30 novembre de l'année au titre de laquelle l'agrément est accordé.

Pour les régimes AST et ADT, seule l'édition d'une année antérieure à celle de l'agrément est possible.

2. Les codifications

a. Principe

150

Les informations à prendre en compte sont celles communiquées par l'administration fiscale de la façon la plus récente et figurant sur la dernière déclaration pré-identifiée reçue par le redevable.

Doivent impérativement être portés sur la déclaration :

- la période de déclaration : 26 caractères alphanumériques. ;

- les nom et adresse du service des impôts des entreprises où doivent être souscrites les déclarations : 4 lignes de 40 caractères alphanumériques chacune ;

- la date à laquelle cette déclaration doit être déposée : 2 caractères numériques pour le jour et un ascenseur pour choisir le mois. A l'impression, le mois devra apparaître de la manière suivante : JAN. / FEV. / MARS / AVRIL / MAI / JUIN / JUIL. / AOUT / SEPT. / OCT. / NOV. / DEC. Pour le jour de dépôt, seules les valeurs suivantes devront être acceptées : 5 / 15 / 16 / 17 / 19 / 20 / 21 / 23 24 ;

- l'identification du déclarant : 5 lignes de 40 caractères alphanumériques chacune ;

- l'adresse de l'établissement si elle est différente de celle du destinataire : 2 lignes de 26 caractères alphanumériques chacune ;

- les codifications informatiques situées au bas du cadre adresse :

• SIE : 7 caractères numériques incompressibles,

• Numéro de dossier : 6 caractères numériques incompressibles.
  Ce numéro devra figurer sur toutes les pages de la déclaration,

• Clé : 2 caractères numériques incompressibles,

• Période : Le code est composé de 5 caractères numériques incompressibles,
  1er caractère : Il varie en fonction du régime TV
  2ème et 3ème caractères : Il varie en fonction de la période (mois, trimestre) de la déclaration
  4ème et 5ème caractères : Ils correspondent à l'année de la période

• CDI (2 caractères numériques incompressibles), Insp. (3 caractères numériques incompressibles) : les informations à prendre en compte à ce titre sont celles les plus récemment communiquées par l'administration fiscale,

• Régime : 2 ou 3 caractères alphabétiques. Les codes à utiliser varient en fonction du régime TVA,

• le numéro de lecture optique qui figure à droite, en bas du cadre adresse.
  Le numéro de lecture optique doit figurer sur toutes les déclarations TVA, sauf sur l'annexe 3310A ou MA DOM et les déclarations CA12E.
  Ce numéro doit être édité avec une police de caractère " courrier " 12 et ne doit comporter aucun espace. Il est composé de 16 caractères incompressibles dont la plupart figurent dans les codifications définies précédemment :
  Numéro de dossier + clé : les 8 caractères indiqués dans le râteau correspondante
  Période : 0 (valeur fixe) suivi des 5 caractères figurant dans le râteau « période »
  Clé fixe : 2 caractères numériques qui devront obligatoirement être « 11 » quels que soient les caractères mentionnés sur les formulaires précédemment adressés au redevable.

- le numéro de TVA intracommunautaire si le redevable en est doté, le numéro SIRET et le code activité. A noter que le numéro de TVA intracommunautaire débute toujours par « FR » , suivi d'une clé informatique alpha-numérique et des neuf caractères du numéro SIREN.

Le numéro SIRET devra figurer sur toutes les pages de la déclaration.

b. Cas particulier de la déclaration 3517 S CA12/CA12E

160

Le bandeau de pré-identification correspondant aux codifications des redevables comporte 2 cases supplémentaires :

- CM : 2 valeurs possibles de 1 caractère : 1 si l'entreprise est inscrite à la Chambre des métiers, Ø dans le cas contraire ;

- OPT : 2 valeurs possibles de 1 caractère : 1 si l'entreprise, placée sous le RSI, clôture un exercice en cours d'année et a opté pour le dépôt d'une déclaration

CA 12 « exercice », Ø dans le cas contraire ;

Les déclarations CA12 et CA12E sont fusionnées. Néanmoins, les entreprises continuent de souscrire une déclaration CA12 si l'exercice correspond à l'année civile et une déclaration CA12E, si l'exercice est clos en cours d'année et qu'elles ont opté pour le dépôt d'une déclaration portant sur cet exercice plutôt que sur l'année civile (droit commun).

Afin d'effectuer la distinction entre ces deux déclarations, les deux mentions CA12 et CA12E figurent en haut à droite de l'imprimé ; l'une des deux est barrée en fonction des options exercées par l'entreprise.

En conséquence, les spécifications suivantes doivent être respectées :

- si l'entreprise clôture son exercice « TVA » en cours d'année, la mention CA12, en haut à droite de l'imprimé, doit être barrée ;

- si l'entreprise clôture son exercice le 31 décembre, la mention CA12E, en haut à droite de l'imprimé, doit être barrée.

La mention CA12 ou CA12E doit être automatique en fonction du code figurant dans le cadre « OPT ». Le logiciel doit donc prévoir un blocage si l'une des deux mentions n'est pas barrée, sauf à prévoir l'apposition de la seule mention correspondant au choix de l'entreprise.

3. Les contrôles de cohérence

170

Les contrôles de cohérence suivants devront impérativement être réalisés et s'ils s'avèrent négatifs, un message d'erreur devra apparaître de manière à rendre impossible l'édition de la déclaration. Ils concernent l'ensemble des déclarations de TVA :

- la période indiquée en toutes lettres en haut au milieu de l'imprimé doit être cohérente avec la période indiquée en chiffres dans le cadre « période » ;

- la période indiquée en toutes lettres en haut au milieu de l'imprimé doit être cohérente avec le code régime indiqué dans le cadre « régime » ;

- le code régime indiqué dans le cadre " période " doit être cohérent avec le code régime indiqué dans le cadre « régime » ;

- la période indiquée en lettres, la période indiquée en chiffres et la date limite de dépôt de la déclaration doivent être cohérentes ; le mois indiqué dans cette dernière zone doit être celui qui suit le mois ou le trimestre mentionné dans les zones "SIE" et "Période".

180

Pour le cas particulier de la déclaration 3517 S CA12/CA12E :

- la période indiquée en toutes lettres en haut au milieu de l'imprimé doit être cohérente avec la période indiquée en chiffres dans le cadre « période » et le code « OPT » ;

- lorsque la valeur dans le code « OPT » est à « 1 » , la déclaration ne doit pas comporter de numéro de lecture optique.

4. Décompte des opérations

190

La saisie de montants négatifs n'est pas possible :

Les lignes « à blanc » ne doivent être servies que sur indication de l'administration ; en l'occurrence, elles doivent être bloquées pour empêcher l'utilisateur du logiciel de les remplir et leur déblocage doit pouvoir intervenir à la demande de l'administration si l'évolution de la législation le justifie.

200

Cas particulier de la déclaration 3310 CA3 :

Lorsqu'une somme figure à la rubrique « Taxes assimilées calculées sur annexe n° 3310 A » , l'édition de la déclaration 3310 CA3 n'est possible que si elle est accompagnée d'une annexe 3310 A dont une donnée au moins a été servie. A cet effet, il est recommandé de demander parallèlement l'agrément laser pour la déclaration annexe 3310 A.

B. Contrôles généraux à caractère facultatif

210

Il est rappelé qu'il est de l'intérêt du déclarant que les déclarations soient exemptes de toute erreur arithmétique. A défaut, le redevable s'expose à des pénalités de retard.

Par ailleurs, les déclarations ne doivent pas comporter de centimes (ou cents). Les différentes bases imposables et les montants d'impôt correspondants doivent être arrondis à l'euro le plus proche. Les bases et cotisations inférieures à 0,50 euro sont négligées et celles supérieures ou égales à 0,50 euro sont comptées pour 1.

1. Calculs et reports

a. Principe

220

Les résultats des opérations (sommes, soustractions, multiplications, ...) ne doivent pas être saisis. Ils doivent être calculés et servis automatiquement par le logiciel.

Sur les lignes « anciens taux » , un contrôle de vraisemblance doit être effectué entre la base et le taux : il y a incohérence lorsque la taxe est supérieure à la base multipliée par le taux maximum (33, 1/3 % ) ou inférieure à la base multipliée par le taux minimum (2,1 % ).

Lorsqu'un crédit de TVA dégagé sur la précédente déclaration n'a pas fait l'objet d'une demande de remboursement (ligne « Crédit à reporter »), il est reporté automatiquement sur la déclaration suivante.

b. Cas particulier de la déclaration 3310 CA3

230

Lorsqu'un montant est saisi sur la ligne « opérations imposables à un taux particulier » , l'une au moins des lignes du cadre B de l'annexe 3310 A doit être saisie.

Lorsqu'une annexe 3310 A est remplie, les montants y figurant sont reportés automatiquement sur la déclaration 3310 CA3.

2. Contrôles spécifiques relatifs à la TVA intracommunautaire

Ces contrôles spécifiques ne concernent pas les DOM.

a. La déclaration 3310 CA3

240

Le montant des « ventes à distance et/ou opérations de montage » doit être inférieur ou égal à la base hors taxe des acquisitions intracommunautaires.

La saisie d'une somme à la ligne « dont TVA sur acquisitions intracommunautaires » supérieure au « Total de la TVA brute due » doit être impossible. De même, la saisie d'une somme à la ligne « dont TVA sur opérations à destination de Monaco » supérieure au « Total de la TVA brute due » doit être impossible.

La saisie d'une somme à la ligne « dont TVA sur acquisitions intracommunautaires » doit être obligatoire lorsque la base hors taxes a été indiquée.

La saisie d'une somme à la ligne « dont TVA sur acquisitions intracommunautaires » doit être impossible lorsque la base hors taxes n'a pas été indiquée.

b. Les déclarations 3517 S CA12/CA12E ou 3517 BIS CA12A

250

La TVA relative aux acquisitions intracommunautaires ne peut pas être supérieure à la base multipliée par le taux maximum (20,6 % ) ou inférieure à la base multipliée par le taux minimum (2,1 %).