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Les services des impôts sont, dans certains cas, habilités à délivrer des extraits des registres de l'enregistrement.

Par ailleurs, ils délivrent, sous certaines conditions, des extraits de rôle, des certificats de non-inscription au rôle ou des avis de mise en recouvrement pour les impôts directs d'Etat et les impôts directs locaux, ainsi que des bordereaux de situation.

I. Délivrance d'extraits des registres de l'enregistrement

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Conformément aux dispositions de l'article L106 du LPF, les agents chargés de l'enregistrement peuvent délivrer des extraits des registres de l'enregistrement. Ils peuvent également délivrer copie ou extrait du double des actes sous signature privée déposés au service des impôts en application de l'article 849 du CGI. Selon les cas, cette délivrance s'opère sur simple demande ou sur production d'une ordonnance du juge d'instance.

Cette procédure permet, notamment, d'obtenir communication des déclarations de succession.

Ces dispositions ne concernent que les registres de l'enregistrement clos depuis moins de cinquante ans. Les registres terminés depuis plus longtemps sont librement communicables à toute personne.

Il est précisé que le délai de libre communication de cinquante ans est indépendant du délai pendant lequel les documents de l'enregistrement sont conservés par les services de la direction générale des finances publiques. Ainsi, lorsqu'en accord avec les services départementaux des archives, des documents de moins de cinquante ans ont été versés à ces services, les demandes de communication afférentes à ces documents doivent être adressées au service des archives. Les services fiscaux informent le demandeur de cette transmission.

A. Délivrance sur simple demande

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Des extraits des registres de l'enregistrement peuvent être communiqués sur simple demande :

- aux parties contractantes ou à leurs ayants cause ;

- pour les besoins des recherches généalogiques nécessaires au règlement d'une succession, au notaire chargé dudit règlement ou aux personnes agissant à sa demande ;

- pour le besoin des recherches relatives à la dévolution d'un bien mentionné à l'article 713 du code civil, au maire ou aux personnes agissant à sa demande, sur délibération du conseil municipal.

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Ainsi, le maire d'une commune sur le territoire de laquelle est situé un bien sans maître peut obtenir auprès des services chargés de l'enregistrement la délivrance d'extraits des registres de l'enregistrement et des déclarations de succession déposées.

Le maire peut présenter lui-même la demande ou déléguer une personne de son choix. Dans ce dernier cas, le demandeur doit justifier qu'il agit à la demande du maire par la production d'un document signé du maire. Dans tous les cas, le maire ou son représentant doit produire la délibération du conseil municipal autorisant la recherche. Le bien sans maître objet de la recherche doit être mentionné dans la délibération municipale. Le service s'assure auprès du service du cadastre que le bien pour lequel la demande est présentée est considéré comme étant sans maître. Si tel n'est pas le cas, la demande du maire est rejetée, sauf à ce qu'il produise une ordonnance du juge d'instance autorisant la communication.

Le maire ou son délégué ne peut, dans ce cadre, obtenir communication que des seuls documents relatifs au bien sans maître sur lequel porte la recherche. Il peut s'agir, par exemple, d'une donation ou d'une déclaration de succession mentionnant ce bien.

B. Délivrance sur production d'une ordonnance du juge d'instance

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Les personnes autres que les parties, leurs ayants cause ou les personnes mentionnées au A ne peuvent obtenir du service des impôts la délivrance d'un extrait des registres de l’enregistrement clos depuis moins de cinquante ans que sur production d'une ordonnance du juge d'instance.

Des extraits des registres clos depuis plus de cinquante ans peuvent être délivrés sur simple demande à toute personne, soit par les services des impôts si les registres sont encore en leur possession , soit par les services des archives si les registres ont été versés à ces derniers.

C. Articulation avec d'autres procédures

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La procédure prévue par l'article L106 du LPF n'est pas exclusive des procédures prévues par d'autres textes. Ainsi, les personnes autres que les parties, leurs ayants cause et les personnes mentionnées par l'article L. 106 peuvent demander communication d'extraits de registres de l’enregistrement clos depuis moins de cinquante ans sur le fondement de l'article L213-3 du code du patrimoine.

Cette disposition permet en effet de demander une dérogation pour obtenir communication de documents pour lesquels les délais au delà desquels ils sont librement communicables ne sont pas encore expirés.

Ces demandes relèvent de la compétence du ministre de la Culture (direction des Archives de France), qui statue après accord de l'autorité qui a effectué le versement ou qui assure la conservation des archives.

Lorsqu'ils sont saisis de demandes fondées sur le code du patrimoine, les services des impôts doivent les transmettre, pour attribution, aux services départementaux des archives, en joignant leur avis sur la suite à leur donner.

Le sens de cet avis dépendra, bien entendu, des circonstances d'ensemble de l'affaire mais, en tout état de cause, la formulation d'un avis favorable sera subordonnée à l'engagement écrit du bénéficiaire de la dérogation qui serait éventuellement accordée, de ne pas divulguer sous une forme nominative des éléments d'information recueillis lors de la consultation des archives qui seraient mises à sa disposition et, en particulier, de ne révéler aucun renseignement susceptible de mettre en cause l'honneur ou la vie privée des personnes.

La décision est au final prise par le service des archives mais un avis négatif de la part des services fiscaux fait obstacle à une décision favorable de la part des services des archives.

En cas de refus d'accorder la dérogation, le requérant peut saisir la commission d'accès aux documents administratifs.

Il est précisé que la procédure de dérogation au délai de libre communication s'applique également si les registres de moins de cinquante ans ne sont plus conservés dans les services des impôts mais se trouvent versés par anticipation aux services des archives.

II. Délivrance d'extraits de rôle

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Les contribuables concernés et, dans dans certains cas les tiers, peuvent se faire délivrer par le service des impôts, un extrait de rôle, un certificat de non-inscription au rôle ou une copie de l'avis de mise en recouvrement ou un bordereau de situation.

A. Délivrance au contribuable concerné

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Conformément aux dispositions de l'article L. 104 du LPF, tout contribuable peut se faire délivrer, sans frais, un extrait de rôle, un certificat de non-inscription au rôle ou une copie de l'avis de mise en recouvrement pour toute imposition émise à son nom.

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En application de l'article L105 du LPF, les contribuables eux-mêmes ou les personnes auxquelles le paiement de l'impôt peut être demandé à leur place peuvent demander au comptable de leur délivrer un bordereau de situation recensant l'ensemble des impositions restant dues auprès du comptable.

B. Délivrance aux tiers

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Conformément aux dispositions de l'article L. 104 du LPF, tout contribuable inscrit au rôle d'un impôt direct local peut demander la délivrance d'un extrait de rôle ou d'un certificat de non inscription au rôle concernant un tiers.

Pour que la demande soit recevable, il faut que le demandeur soit lui-même redevable d'une imposition directe locale et que sa demande porte sur un ou plusieurs contribuables, nommément désignés, assujettis à la même imposition et figurant sur le même rôle que le demandeur (Conseil d'Etat, 12 novembre 2007, n° 294 262).

Il en résulte que la demande ne peut pas porter sur un impôt autre que celui dont est redevable le demandeur dans la même commune. Ainsi, par exemple, un particulier soumis dans une commune à la taxe foncière et à la taxe d'habitation peut demander la délivrance d'un extrait du rôle de taxe d'habitation et du rôle de taxe foncière de la commune. En revanche, il ne peut pas demander un extrait du rôle de cotisation foncière des entreprises. De même, un contribuable soumis à la taxe d'habitation dans une commune ne peut pas demander la communication de l'extrait de rôle concernant une autre personne redevable de la taxe d'habitation dans une autre commune.

L'obligation de désigner la ou les personnes sur lesquelles porte la demande fait également obstacle à ce qu'une demande porte sur l'ensemble des contribuables d'une commune ou sur l'intégralité d'un rôle.

Les demandes provenant de tiers ne sont recevables que si elles portent sur un impôt direct local. Les tiers ne peuvent pas recevoir communication d'un extrait de rôle concernant un impôt direct d'Etat.