I. Conservation des livres, documents et pièces comptables

A. Dispositions du code de commerce et prescriptions du Plan comptable général

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Selon l'article L123-22 du code de commerce, les documents comptables et les pièces justificatives (cf. BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10) doivent être conservés pendant dix ans.

Après dix années écoulées depuis la clôture des livres, ceux-ci sont présumés ne plus exister. Mais cette présomption cède devant la preuve contraire, et la représentation des livres peut être ordonnée en justice s'il est établi qu'ils ont été conservés.

B. Dispositions du code général des impôts

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Selon l'article L102 B du livre des procédures fiscales (LPF), les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, de contrôle et d'enquête dont dispose l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Sans préjudice de ces dispositions, lorsque les livres, registres, documents ou pièces mentionnés ci-dessus sont établis ou reçus sur support informatique (cf. BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40), ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai de reprise de trois ans prévu à l'article L169 du LPF.

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Par ailleurs, les pièces justificatives d'origine relatives à des opérations ouvrant droit à une déduction en matière de TCA sont conservées pendant un délai de six ans.

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Il en est de même des informations figurant dans les factures transmises par voie télématique qui doivent être conservées dans leur contenu originel et dans l'ordre chronologique de leur émission par l'entreprise émettrice et de leur réception par l'entreprise réceptrice. Ces entreprises doivent en outre conserver sur support papier ou sur support informatique une liste récapitulative séquentielle de tous les messages émis et reçus, et de leurs anomalies éventuelles (CGI, art. 289 bis-III).

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Le même délai de conservation de six ans est prévu pour les documents sur lesquels sont enregistrés les paiements effectués par les employeurs (cf. BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10). 

C. Conservation sur support informatique

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Pour une étude détaillée de ce point, il convient de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40. 

II. Représentation des livres, documents et pièces comptables

A. Principe

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Les entreprises industrielles et commerciales relevant du régime du bénéfice réel sont tenues de représenter à toute réquisition de l'administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration.

Si la comptabilité est tenue en langue étrangère, une traduction certifiée par un traducteur juré doit être représentée à toute réquisition de l'administration (CGI, art. 54).

B. Cas particulier : comptabilité informatisée

70

Il convient sur ce point de se reporter au BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40. 

C. Conséquences du défaut de présentation des documents comptables

80

La procédure de redressement contradictoire s'applique lorsque le contribuable ne présente pas sa comptabilité ou les documents en tenant lieu. Toutefois, des dispositions particulières sont prévues en ce qui concerne la charge de la preuve en cas de contentieux ultérieur (cf. BOI-CTX-DG-20-20-20).

Par ailleurs, le refus d'un contribuable de communiquer sa comptabilité peut constituer un cas d'opposition individuelle à contrôle fiscal. Ainsi, selon l'article L74 du LPF, lorsque le contrôle fiscal ne peut avoir lieu du fait du contribuable ou de tiers, les bases d'imposition sont évaluées d'office (cf. BOI-CF-IOR-40).

Ces dispositions s'appliquent en cas d'opposition à la mise en œuvre du contrôle dans les conditions prévues à l'article L47 A du LPF (contrôle des comptabilités informatisées).

D. Droit de communication

90

Les obligations concernant la représentation des documents comptables sont complétées par l'article L81 du LPF relatif au droit de communication de l'administration fiscale auprès des entreprises privées. Conformément aux dispositions de l'article L85 du LPF, ce droit de communication porte sur les livres dont la tenue est rendue obligatoire par les articles L123-12 à L123-28 du code de commerce ainsi que les livres et documents annexes, pièces de recettes et de dépenses quel que soit le support utilisé pour la conservation de ces livres et documents y compris lorsqu'il est magnétique.

À l'égard des sociétés, ce droit s'étend aux registres de transfert d'actions et obligations ainsi qu'aux feuilles de présence aux assemblées générales (LPF, art. L85, al. 2).

Le droit de communication prévu à l'article L85 du LPF a cependant une portée plus étendue que l'obligation de représentation instituée par l'article 54 du CGI en ce sens, notamment, qu'il peut être mis en œuvre pour l'assiette et le contrôle de tout impôt établi au nom soit du contribuable lui-même, soit de tiers.

Les conditions d'exercice du droit de communication sont étudiées au BOI-CF-COM-10.

En ce qui concerne le régime des sanctions applicables à toute contravention aux dispositions relatives au droit de communication, prévu par l'article 1734 du CGI, cf. BOI-CF-INF-10-40-20.

E. Droit d'enquête

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Les articles L80 F à L80 J du LPF définissent une procédure d'enquête administrative, le droit d'enquête, destinée à rechercher les manquements aux règles et obligations de facturation auxquelles sont tenus les assujettis à la TVA. À cet effet, la facturation peut être rapprochée des livres, des registres, de la comptabilité matières ainsi que tout document professionnel se rapportant à des opérations qui ont donné lieu ou auraient dû donner lieu à facturation.

Le droit d'enquête constitue une procédure qui se distingue des procédures de contrôle de l'impôt prévues aux articles L10 à L47 A du LPF, du droit de communication visé aux articles L81 et suivants du LPF, et qui permet à l'administration d'intervenir de manière inopinée chez un assujetti.

Pour l'étude de la procédure d'enquête et le contrôle des règles de facturation, cf. BOI-CF-COM-20-10.